Es gibt viele Dinge und Artikel die in ein jedes Büro gehören. Erstaunt müssen wir jedoch immer wieder feststellen, dass es in einigen Büroräumen manchmal an wichtigen Utensilien fehlt. Ein Punkt, der übrigens auch zur Demotivation der Mitarbeiter beitragen kann. Besonders dann, wenn es sich um Kleinigkeiten wie Büroklammern, Papier oder einfach einen gut funktionieren Kugelschreiber handelt. Vor einigen Jahren wurde einmal das papierlose Büro als die Innovation schlechthin ausgerufen. Fakt ist aber, das kaum eine Firma daran interessiert sein dürfte. Die Sicherheitsrisiken einer reinen Online-Nutzung, bei der alle Daten direkt nur noch in einer Cloud gespeichert werden, sind einfach zu hoch. Somit bleibt es bei der klassischen Arbeitsabwicklung, die ebenfalls auch entsprechendes Büromaterial voraussetzt. Locher und Heftmaschine werden also auch noch in 10 Jahren zum Standard in den deutschen Büros gehören. Ebenso wie der klassische Aktenordner oder einfach ein guter Tintenroller bzw. Kugelschreiber, mit dem handschriftliche Notizen ganz altmodisch angefertigt werden können.

Büroeinrichtung ist Maß aller Dinge

Wer erinnert sich nicht noch teilweise an die antiquierte Einrichtung der Behörden. Teilweise stehen dort noch Schreibtische aus den 1970er Jahren. Es wundert somit keinesfalls, dass die Motivation vieler Beamter als problematisch zu bezeichnen ist. Zahlreiche internationale Studien belegen einen Zusammenhang zwischen Motivation und Büroausstattung. Vergleichbar mit dem Ambiente in der Wohnung. Im Büro und Zuhause verbringen wir viel Zeit. Wir müssen uns also mit den Räumlichkeiten als auch der Einrichtung identifizieren können, um uns wohlzufühlen. Ein Punkt, den viele Arbeitgeber bei der Büroausstattung gerne vergessen. Mobiliar aus den 70er Jahren geht fast immer einher mit mäßiger Arbeitsleistung. Dabei muss das keinesfalls sein. Immerhin lassen sich heute beim Büroversand günstige und dennoch moderne und stabile Büromöbel finden, die auch den ergonomischen Vorschriften entsprechen. Es gibt sogar Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter gezielt darauf ansprechen, ob sie mit der Ausstattung zufrieden sind. Soviel Fürsorge wird häufig mit einem guten Arbeitsklima und einer hohen Motivation belohnt. Nicht zu vergessen bleibt hier, dass die Anschaffung von Büromöbeln aber auch sonstiger Büroausstattung direkt von der Steuer abgesetzt werden kann. Liegt die Einzelanschaffung (Bürostuhl oder Büromaterial) unter 410 Euro netto, kann die Anschaffung komplett im gleichen Jahr von der Steuer abgezogen werden. Bei höheren Beträgen kommt die Afa-Tabelle zum Einsatz.

Motivation beginnt bei Ausstattung

Als Fazit lässt sich damit erkennen, das bereits eine gute Büroausstattung, wozu auch ein effizientes Einkaufsmanagement gehört, ebenso der Motivation der Mitarbeiter dient. Mit einem intelligenten Einkaufsmanagement wird immer dafür gesorgt, das alle notwendigen Büroutensilien (Kleinkram von Aktenordner, Büroklammer, Stiften, Papier, etc.) vorrätig sind und bei Bedarf direkt beim Büroversand nachgeordert werden. Hinsichtlich der Büroausstattung empfehlen wir auch immer die Wünsche der Mitarbeiter einzubeziehen. Gute Büroarbeit bedeutet nicht nur, dass alles verfügbar ist, sondern auch eine gesunde und produktive Umgebung zur Verfügung steht. Mit bereits diesen kleinen Punkten lässt sich das Potenzial der Mitarbeiter entfalten. Es sind wesentliche Faktoren, um Produktivität aber auch Gesundheit im Büro zu fördern.

Bild: Martin Cathrae/Flickr.