Im letzten Bericht hatten wir uns mit dem enormen Nachholbedarf bei der Workflow Optimierungen im Büro beschäftigt. Mit dem Bereich Dokumenten Management möchten wir nun daran anschließen. In der Tat sind viele Unternehmen nicht auf dem neuesten Stand. Mit nur wenig Aufwand ließen sich entsprechende Punkte einfach umsetzen, um eine Optimierung einzelner Prozesse erreichen zu können. Immer wieder fällt zudem auf, dass ein Großteil der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse über papierbasierte Dokumente abwickelt. Dabei werden die einzelnen Dokumente vor der weiteren Verarbeitung gesichtet, bewertet und weitergehend geprüft. Arbeitsschritte, die unnötig sind und zeitlich hohe Ressourcen beanspruchen.

Dokumenten Management – Für ein modernes Büro

Wer heute noch im Büro die meisten Aufgaben papierbasiert durchführt, verlangsamt nicht nur die Abläufe, sondern verschwendet auch einen Großteil der Produktivität. Eine papiergebundene Bearbeitung von Dokumenten und Vorgängen ist personalaufwendig. Am Ende kommt es gar zu einer fehlenden Transparenz. Recherchen können nur mühevoll erfolgen, ohne Garantie auf Vollständigkeit. Dadurch entstehen längere Entscheidungswege. Eine meistens zentrale Ablage fehlt in Teilen oder gar vollkommen. Das Dokumenten Management bietet dafür intelligente Lösungen, um die Produktivität deutlich zu steigern und zu optimieren. Gleichzeitig können erhebliche Kosten eingespart werden. Mitarbeiten müssen bei einem modernen Dokumenten Management nicht mehr Zeit als nötig für die Bearbeitung aufbringen. Große Archivräume entfallen vollständig.

Dokumenten Management – Ganzheitliche Konzepte

Die Umstellung auf ein modernes Dokumenten Management ist jedoch zunächst immer ein Kraftakt. Besonders dann, wenn bislang die papierbasierte Variante bevorzugt wurde. Für Mitarbeiter, die so jahrelang arbeiteten, fällt der Umstieg auf ein Dokumenten Management nicht einfach. Zugleich muss das Potenzial der neuen Prozesse genau auf den Arbeitsablauf und die einzelnen Anforderungen abgestimmt werden. So sind zudem die gesetzlichen Richtlinien für eine Digitalisierung zu beachten. Diese sind jedoch in Deutschland in den letzten Jahren zum Vorteil des Dokumenten Management angepasst und verbessert worden. Am Schluss muss der neue Prozess noch mit dem Datenschutz in Einklang gebracht werden. Es zeigt sich, dass die Einführung eines Dokumenten Managements keine leichte Sache ist. Es zeigt sich aber auch, dass sich die Einführung am Ende bereits nach kurzfristiger Nutzung rentiert. Es werden weniger Ressourcen gebunden, am Ende kommt es zu finanziellen Einsparungen.

Sinn macht ein Dokumenten Management auch immer dann, wenn neue IT-Systeme angeschafft bzw. das bestehende angepasst werden soll. Am Ende steht beim Prozess dann statt der papiergebundenen Bearbeitung ein modernes, elektronisches Dokumenten Management, das sich in alle Arbeitsschritte einbinden lässt. Im Kernbereich geht es zunächst um die Erfassung, also nicht nur das Scannen von Dokumenten, sondern auch um deren Importierung. Eine entsprechende Konvertierung und Komprimierung macht die weitere Verarbeitung dann zu einem zeitlich optimierten Prozess, der am Ende sogar deutlich mehr Möglichkeiten bietet.

Bild: Phil Whitehouse/Flickr.