GDPdU ist das Stichwort bei allen Kassensystemen. Bis 2017 ist noch Zeit. Bei GDPdU geht es um die Grundlagen bei der Prüfung von digitalen Unterlagen und dem Zugriff auf die Daten. Hierbei wird festgelegt, welche Pflichten für den Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung bestehen und in welcher Form die Daten dabei digital verfügbar sein sollen. Jeder Betrieb, jedes Geschäft, das ein Kassensystem einsetzt, muss die GDPdU Regeln besonders beachten und spätestens bis 2017 umgesetzt haben. Die Kassen müssen damit künftig konform sein. Doch was ist überhaupt eine GDPdU konforme Kasse?

Grundsätzlich stuft das Finanzamt einen Gastronomie- oder Hotelbetrieb, ebenso auch ein Einzelhandelsgeschäft immer als einen risikobehafteten Gewerbezweig ein, der unter Generalverdacht steht. Hier wird deutlich mehr Bargeld angenommen, als in anderen Branchen. Die Finanzbehörden prüfen daher auch fast regelmäßig diese Betriebe. Viele Betriebsprüfungen halten dann dem strengen Blick der Finanzbehörden aber nicht stand. Am Ende kommt es oft zu Hinzuschätzungen, die eine deutliche Belastung für die Betriebe sind. GDPdU soll auf beiden Seiten ansetzen. Zu einem soll die digitale Buchung übersichtlicher werden und somit einen besseren Eingriff für die Betriebsprüfung ermöglichen. Manipulationen oder nachträgliche Änderungen sollen künftig mit den GDPdU konformen Kassen nur noch erschwert möglich sein. Dadurch wurde die Transparenz bei einer Prüfung besser ausfallen und Hinzuschätzungen ließen sich vermeiden.

Die Kasse im Fokus

Künftig wird es bei Prüfung also zunächst eine Frage geben: „Welche Kasse nutzen Sie“. Kassensysteme mit einem geschlossenen System, wo die gespeicherten Daten nach kurzer Zeit überschrieben werden, dürfen nur noch bis Ende 2016 eingesetzt werden. Diese Kassen sind jedoch das klassische Bild in den meisten Betrieben. Mit dem 01.01.2017 sind nur noch GDPdU konforme Kassen einzusetzen. Bei diesen Kassensystemen werden die Daten über einen langen Zeitraum gespeichert und können vollständig digital eingesehen werden. Damit entsprechen die GDPdU Kassen zugleich den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die obige Frist gilt aber nur für den Austausch alter Kassensysteme. Wer eine neue Kasse anschaffen möchte, muss sich bereits heute an dem GDPdU orientieren. Für die tägliche Arbeit bedeutet das auch: Preisänderungen und Änderungen in den Stammdaten müssen protokolliert werden und sind bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.

Bild: Bluebird Global-Flickr.