Die Arbeitswelt wandelt sich ständig. Die Konkurrenz verändert sich ebenfalls permanent. Für jedes Unternehmen sind daher optimierte Prozesse besonders wichtig. Dabei sollte aber auch nicht vergessen werden, dass die Optimierung eine fließende Flexibilisierung beinhalten sollte, um auf Änderungen schnell und individuell reagieren zu können. Workflow Optimierungen im Büro sind daher besonders wichtig. Doch gerade hier herrscht oft viel Nachholbedarf. Im Fokus liegt bei der Workflow Optimierungen im Büro vor allem der Umgang mit Dokumenten. Wie, wann und in welchem Format sind diese verfügbar ist ein Ansatzpunkt. Müssen Mitarbeiter Recherchen in den Unterlagen vornehmen, sind diese zu einem auf exakte aber zugleich auch schnelle Suchergebnisse angewiesen. Aktenberge gab es früher, diese sollte jedoch in einem heutigen Büro mit moderner Prozessorientierung nicht mehr vorhanden sein. Alle Unterlagen sollten stattdessen in digitaler Form einsehbar und für Suchzwecke nutzbar sein. Der Weg dorthin ist jedoch oft viel schwieriger, als gedacht. Ein Großteil der Unternehmen scheitert bis heute an der Workflow Optimierung im Büro.

Workflow Optimierungen Ansätze

Geht es um die Workflow Optimierungen im Büro sollten sich Unternehmen bewusst werden, das zum Beispiel moderne Multifunktionsgeräte heute viel mehr können als Drucken, Scannen oder Kopieren. Sie können viel durchaus sinnvoller in die Bürostruktur und in die einzelnen Prozesse eingebunden werden. Ein logisches und effizientes Druckmanagement wird zugleich mit der Optimierung verbunden. Hierbei geht es natürlich auch darum, die Kosten für Drucke und Verarbeitung gering zu halten und gleichzeitig Sicherheitsaspekte miteinzubinden. Durch moderne Authentifizierung Systeme (Fingerabdruck, Passwort, Codekarten) kann ein der Zugriff auf Daten einfach eingeschränkt werden.

Der Nachholbedarf bei diesen Möglichkeiten ist aber weiterhin groß. So verfügen heute die meisten Unternehmen mittlerweile über Multifunktionsgeräte. Doch nur ein kleiner Teil (ca. 23 Prozent) nutzt dessen Workflow Funktionalität. Doch genau damit wäre ein Optimierungsansatz gegeben. So könnten wiederkehrende Prozesse bei der Bearbeitung und Ablage sowie Archivierung einfach rationalisiert werden. Das erspart nicht nur bei der Anlage Zeit, sondern auch bei späteren Recherchen. Erstaunlich ist, dass in den meisten Firmen viele Schritte immer noch manuell ausgeführt werden. Das kommt praktisch einer unnötigen Ressourcenverschwendung gleich. Auch die renommierte Zeitschrift computerwoche beschäftigte sich unlängst mit diesem Thema und dem scheitern deutscher Unternehmen bei der Workflow Optimierung.

Mehr als Drucken, Scannen und Kopieren

Gute Multifunktionsgeräte bieten für die Workflow Optimierungen im Büro direkte Steuerung der OCR-Erfassung, Indexierung, Konvertierung und schlussendlicher Datenübergabe. Alle diese Aufgaben können zentral im Hintergrund ablaufen. Dazu müssen diese nur einmalig definiert werden, um künftig praktisch automatisch abgewickelt zu werden. Die moderne Technik ermöglicht diese Einstellungen problemlos. Spezielle IT-Kenntnisse sind dazu keinesfalls erforderlich. Eine automatische Prozessabwicklung erfordert zudem keine weitergehenden Befugnisse der Mitarbeiter. Sicherheitsrelevante Punkte müssen davon grundsätzlich nicht berührt werden. Die Workflow Optimierungen im Büro ist jedoch ein wichtiger Ansatz, um weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben und gleichzeitig Ressourcen einzusparen.

Bild: Phil Whitehouse/Flick